Manager i team – zasady komunikacji w zespole 

Jeśli rozumiesz potrzeby swoich pracowników i ich oczekiwania wobec Ciebie, jesteś w stanie lepiej ich wspierać i zapewnić warunki pracy, które pozytywnie wpłyną na ich samopoczucie. Oznacza to bardziej kreatywnego, produktywnego i szczęśliwszego pracownika, co przekłada się na, między innymi, większą lojalność wobec firmy i mniejszą rotację personelu.

Dlatego rozmowa z Twoim zespołem powinna być fundamentalną częścią zarządzania. Jak to dobrze zrobić? O co pytać? Najistotniejsze jest autentyczne wsłuchanie się w potrzeby Twoich pracowników. Nie mówienie, a słuchanie to oznaka prawdziwego lidera.

Komunikacja managera – o co pytać pracownika 

• Jak się z nim komunikować?

Preferencje w sposobie komunikowania się są przeróżne, a w dzisiejszych czasach mamy mnóstwo mediów i narzędzi, które mogą pomóc nam ułatwić komunikację. Czy Twój pracownik woli szybkie spotkanie, telefon czy porozumiewanie się wiadomościami tekstowymi? Jeśli tak, to sprawniej odpowie na Slacku czy w wiadomości e-mail?

Pamiętaj, że pracownik nie musi wyjaśniać czy usprawiedliwiać, dlaczego akurat ten styl komunikacji preferuje. Uszanuj to. Może to wynikać zarówno z charakteru, jak i z lęku społecznego, ADHD czy zaburzenia przetwarzania słuchowego.

Porusz tutaj też kwestię zaimków – jak zwracać się do tej osoby? Jakich zaimków używa? Nie bój się pytać o takie kwestie.

• W jaki sposób pracuje najlepiej?

Dowiedz się, czy pracownik woli mieć przydzielone zadanie i pracować nad nim w pojedynkę czy pochylić się nad nim z całym zespołem? Czy jest bardziej komfortowy i produktywny, kiedy ma ciszę i spokój czy potrzebuje bodźców z zewnątrz i innych ludzi? Nad czym pracuje mu się najlepiej? Zapewnienie, w miarę możliwości, optymalnych warunków do pracy ma wpływ na  samopoczucie i komfort Twojego pracownika i wykorzystanie jego potencjału, co przekłada się na większą produktywność i kreatywność oraz obniżony stres.

Zapytaj także, nad czym lubi pracować najbardziej – znając odpowiedź, lepiej przydzielisz zadania swojemu zespołowi. Jego członkowie będą bardziej produktywni i zmotywowani, za to mniej zestresowani i sfrustrowani. Nie mówiąc już o tym, że to szansa na rozwój Twoich pracowników!

• Czego oczekuje od Ciebie jako lidera?

Pytając swojego pracownika o optymalne warunki pracy, przedyskutuj również styl zarządzania, który najbardziej im odpowiada. Woli nadzór i częsty feedback czy więcej przestrzeni i raczej pozostawienie samemu sobie? Lubi być chwalony przy całym zespole czy zaczyna się pocić ze stresu na samą myśl? Być może słowa uznania podczas rozmowy 1-on-1 będą mu bardziej odpowiadać. Porozmawiaj także o jego poprzednim menedżerze, zachowując otwarty umysł i zachęcając do szczerości. Co Twój pracownik lubił w poprzednim przełożonym? Co uważa, że mógłby robić inaczej? To świetna okazja do rozwoju dla Ciebie jako menedżera.

• Jak najlepiej przyswaja nową wiedzę i jakie ma sposoby na naukę?

Praca to także nauka umiejętności i przyswajanie nowej wiedzy – ważne jest, aby zapewnić pracownikom jak najlepsze do tego warunki. Dowiedz się, czy Twój pracownik to wzrokowiec, a może najlepiej zapamiętuje, słuchając lub poruszając się? Woli teorię czy praktykę? Uczy się niezależnie czy jest mu łatwiej, gdy ma wsparcie mentora? 

• Z jakimi problemami się teraz zmaga?

Każdy ma jakieś problemy, w biurze czy życiu prywatnym, które stoją na przeszkodzie efektywniejszej pracy. Zachęć pracownika do podzielenia się swoimi zmartwieniami, ale też nie naciskaj. Zapewnij, że jest to bezpieczna przestrzeń. Może to kwestia konfliktu w teamie, może to frustrujące zadanie i brak dostępu do odpowiednich informacji i zasobów. A może coś się wydarzyło poza pracą?  

A jeśli to kwestia zdrowotna, zarówno fizyczna, jak i psychiczna? Okaż wsparcie i zaproponuj rozwiązanie lub pokieruj pracownika do odpowiedniej osoby, np. specjalisty z działu HR czy osoby kontaktowej usługi medycznej czy wsparcia psychologicznego.

Jak manager może wspierać pracownika?

Rozumiesz już trochę lepiej potrzeby i wyzwania Twojego pracownika. Jak możesz mu w takim razie pomóc? Przekazanie kontaktu do odpowiedniej osoby, jak wyżej, to jeden ze sposobów na wsparcie członków Twojego zespołu.

Zachowaj otwarty umysł, nie oceniaj, stwórz bezpieczną przestrzeń, dzięki czemu pracownikowi łatwiej będzie mówić otwarcie. Zapytaj, jak możesz wesprzeć go w rozwoju, ale też co możesz zrobić, aby poczuł się bezpieczniej i był szczęśliwszy w pracy. 

Przedyskutuj również, jak pracownik czuje się w zespole – czy ma poczucie, że jest przez niego wspierany? Jeśli nie, przedyskutujcie, jakie podjąć kroki i, najważniejsze, co Twój rozmówca chce z tym zrobić.

Pytania do teamu

Poproszenie zespołu o szczery feedback to dla Ciebie wspaniała szansa na rozwój i zbliżenie się do Twoich współpracowników. Zachęć do podzielenia się swoimi myślami i obserwacjami. Co możesz dla nich zrobić, aby być lepszym liderem? Jak możecie ulepszyć Wasz produkt czy usługę? Stwórz przestrzeń, która pozwoli Twoim pracownikom podzielić się swoimi pomysłami bez obawy, że zostaną oni zignorowani – wzmocnisz ich lojalności i relację pracowników z firmą i jej sukcesem. Rozważ również możliwość anonimowego dawania feedbacku, na przykład przez regularne ankiety.